费用发票报销 这5大风险要规避

不仅个人垫资报销有风险,差旅费、餐费、福利费等企业的常见费用报销中也都存在很大风险,财务人员应该步步为营,小心谨慎,5个避坑指南送给你!

1.需不需要代扣代缴个税?

财务向个人支付款项时,一定要考虑,这笔款是否需要扣缴个税。

企业报销的办公用品、餐费、加油费如果与公司的规模、经营情况不匹配,则很有可能被稽查要求补税。

比如,江苏某家公司19年管理费用大幅上涨,税务机关顺藤摸瓜发现,三张大额办公费发票实则是支付给员工的福利费,最终被要求补缴个税3万元、罚款1.5万元。

个人在企业报销属于自己的费用,具有福利性质,本质上还是取得与受雇有关的所得,应该按照工资薪金缴纳个税。

《税收征收管理法》第六十九条规定,扣缴义务人应扣未扣,由税务机关对扣缴义务人处应扣未扣款百分之五十以上三倍以下的罚款。

对于发票抵薪,财务不仅不能出这样的馊主意,还应该及时告知相关人员这样做的后果,帮助公司降低风险!

2.增值税能否抵扣?

拿到费用的报销单,财务人员应该考虑增值税能不能抵扣。进项税的抵扣必须同时满足2个条件:

取得合法有效的抵扣凭证

没有用于免税项目、集体福利等不能抵扣进项税的项目

比如,同样都是机票,进项税能不能抵扣?这就要看机票类型和报销对象。

3.企业所得税能否扣除?

《企业所得税税前扣除凭证管理办法》规定可税前扣除的合法凭证,不仅限于常用的发票,还有财政票据、完税凭证、收款凭证、分割单等。

有一些费用虽然按照会计相关管理规定可予以报销,但所得税上不能税前扣除,应该主动做调增。

例如,铁路电子客票丢失后,企业所得税存在不能扣除的风险。

4.是否存在会计和税法的差异

很多人把会计处理和税法混为一谈,最典型的一个例子是,税法上规定500万元以下固定资产可以一次性税前扣除,很多人在会计处理上就一次性提折旧计入费用,固定资产的净值也变成了0。

这种做法是错误的,会导致会计信息的失真。对于会计和税法的差异,应该通过“递延所得税资产” “递延所得税负债”等科目入账。

5.公款私用、恶意报销的风险

个人消费在公司报销、或者串通第三方故意抬高价格来恶意报销、公款私用,对于国企、私企都是危害特别大的一种情形。

企业可以通过以下几种方法来规避这一风险:

①制定预算,以预算制度来约束费用的报销;

②报销费用不能仅依据发票,同时还要有大额采购申请、验收单、合同、入库单等原始单据;

③应该索取发票清单;

④设定专人采购、专人审核、定期采购;

⑤采用公户支付,可以使用支付宝、微信等便捷支付的方法。

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